negotiation

اصول مذاکره

مدل مذاکره ما با خریدار از سال ۲۰۰۶ تا به امروز تفاوت پیدا کرده، زمانی کهGlobal Standard های تولیدی مطرح شده است؛ به عنوان مثال منی که می خواهم صادرات سنگ انجام دهم، معدن ندارم اما هنر فروش دارم و فراتر از هنر فروشم، هنر مذاکره دارم و به خریدار خود می گویم، من تولیدکننده نیستم و از دیگری خرید می کنم و فرمی می دهد تا آن را برایش تکمیل نمایم. مشتری ها هم در دنیا به دنبال تکمیل حلقه های زنجیره تأمین خود هستند.

در این خصوص هرچه ما حرفه ای تر عمل کنیم، هر چه اشرافمان بر اطلاعات محصول خودمان بیشتر باشد، موفق تر خواهیم بود. هر چه مشخصه فنی کالای خودمان را بهتر بدانیم، هر چه بر تحرکات رقیب، اشراف بیشتری داشته باشیم، خریدار بیشتر جذب می شود، خریدار با اطلاعات ما همراهی می کند. وقتی خریدار وارد نمایشگاه می شود باید بتوانم خودم را درست present کنم اما اول باید بشنوم بعد خودم را present کنم. اگر نتوانم خودم را به درستی present کنم، او را به عنوان مثال به شام دعوت می کنم تا با مسائل غیرتخصصی، او را جذب خود کنم و به او پیشنهادات غیرتخصصی بدهم. هر چه من اشرافم به صنعت خودم، به تأمین خودم، به حلقه های زنجیره خودم بیشتر باشد، مشتری، مذاکره را با من ادامه می دهد. وقتی با مشتریان حرفه ای به صورت حرفه ای برخورد می شود، لذت می برند.

حال می خواهیم وارد سوپر مارکت شویم، وارد نمایشگاه شویم، فرصت محدود است و یک مشتری، وقت ندارد برای شما دو ساعت وقت بگذارد، یک فرد هوشمند باید بداند این مرد محترم ۵ دقیقه بیشتر برای من وقت نمی گذارد، قصه اش باید در ذهنش باشد، حرفش را سریع آماده کند، من چه می خواهم بگویم و به چه هدفی می خواهم برسم. پس فرصت محدود است، خریدار وارد فضای غرفه شما می شود یا شما وارد فضای او می شوید و می خواهید بگویید Just a minute. کارت ویزیتت را می دهی، اثر و نقشی که باید از خودت به خریدار خودت، تأمین کننده خودت یا فرد مقابل خودت بگذاری باید در همان لحظه تعریف کنی و خواسته ات را بخواهی.

اما مشتری، محصول چیست؟ محصول رضایتمندی اش است. این رضایتمندی است که کلید خلق یک رابطه سودآور با خریدار را تعریف می کند که اگر یک خریدار راضی باشد نسل در نسل، مدیر به مدیر، رابطه تجاری اش را با سازمان شما حفظ می کند. به عنوان مثال مشتری استرالیایی من، مدیر خریدش تغییر کرد و این مجموعه سه هفته مدیر خرید نداشت اما ما با مدیر بالاتر به صورت مرتب مکاتبه می کردیم. شرکت، مدیر خرید جدیدش را به ما معرفی کرد. یک ایمیل به او زدیم و برای مدیر جدید از ابتدا Introduction letter فرستادم. مدیر بالاتر او گفت که این مطالب را به او گفته ام اما من گفتم می دانم که گفتی اما تو با ادبیات خودت گفته ای و من صادرکننده باید بر تمام حلقه های تأمین تأثیر بگذارم حتی بر مشتری. یعنی باید به حلقه بعدیم که خریدارم است آموزش دهم که چگونه با کارمندانت برخورد کن. من باید با زبان خودم، خودم را به مشتری خود معرفی کنم. پس خود را مجددا به مدیر جدید مشتری true friends خودم معرفی می کنم تا در رقابت و مقایسه با سایر همکارانم سرتر باشم و بداند که من حرفه ای برخورد می کنم.

به طور کلی می توان گفت که مدیران خرید از بعد روانشناسی دوست دارند خودشان را برای مدیر بالاتر لوس کنند، توانمندی خود را نشان دهند که ما داریم بزرگ فکر می کنیم، ما داریم بزرگ حرف می زنیم، می خواهیم بزرگ عمل کنیم. ما می خواهیم با مشتریان بزرگ کار کنیم. با کسانی کار کنیم که همیشه خریدار هستند، butterflies ها که می آیند در مناقصه ها خرید می کنند. ما دنبال آن ها هستیم. هتل های ۵ ستاره کشور عمان، سنگش را از کجا تأمین می کند؟ باید این ها را مطالعه کنیم و آن ها را بشناسیم. در مشتریان بزرگ، مدیر سازمان و مدیر خرید، مالک سازمان نیستند، سهامدار سازمان نیستند اما در عین حال مدیر خرید می خواهد مدیر بالایی خود را از توانمندی هایش آگاه کند و خودی نشان دهد پس به دنبال ایجاد چند جایگزین برای شما است، اصلا شاید مدیر قبلی با این شرکت زد و بند کرده پس نیاز است که دوباره خود را به او بشناسانید. در این خصوص توجه به نکات زیر الزامی است:

• استفاده از شبكه های ارتباطي، صرفا جهت جذب مخاطب و خريدار است، آن هم فقط با پیامي كوتاه.
• مكاتبات تجاري صرفا از طريق ايمیل كه قابلیت استناد، مستندسازي و پیگیري داشته باشد انجام می شود لذا خريداري كه اصرار به استفاده از فضاي مجازي بجاي ايمیل داشت، جزو رسته “خريداران هوشمند” محسوب نمي شود.
• استفاده از شبكه های اجتماعي نیز به عنوان ابزاري كارا براي ديجیتال ماركتینگ قطعا جذابیت های بسیاري دارد ولي به صورتي كه صفر تا صد كانال ارتباطي بنگاه، براي سوء استفاده هکرها در دسترس قرار نگیرد.
• حیات كارآفريني و ابزارهای كارآفريني خود را از زندگي خصوصي خود جدا كنیم و آن وقت از هر دو لذت ببريم.
• فضاي خانه، مي تواند فضاي همفکری باشد ولي به هیچ عنوان، مشكلات، گرفتاری ها و مسائل روزمره، حق ورود به خانه را ندارد.
• در دنياي حرفه اي بازرگاني خارجي، هرگز يك خريدار خارجي علاقه مند نيست تا پيامي از طريق شبكه هاي ارتباطي در تعطيلات خود دريافت نمايد و لذا پيشنهاد مي گردد، در تعطيلات پايان هفته و تعطيلات رسمي، به هيچ عنوان جز ايميل از طريق ديگري با خريداران خارجي خود ارتباط برقرار ننماييد كه اصلا مرسوم نيست و شأن تأمين كننده نیست مگر آن كه ارتباط صميمي بسيار خوبي بين شما و طرفهاي تجاريتان برقرار شده باشد كه باز هم این کار توصیه نمی شود.
• عكس پروفايل يك كارآفرين، گواه شأن، منزلت، انديشه و تفكر كارآفريني او است.
• پيشنهاد مي گردد، اگر مثل من در ابتداي مسير كارآفريني خود هستيد، حتي از فرصت عكس پروفايل خود نيز، براي تبليغ محصول و خدمات خود و يا چشم انداز، مأموريت، رسالت يا فلسفه كارآفريني خود استفاده كنيد و به راحتي مي توان در مناسبتهاي مختلف عكس پروفايل را تغيير داد.

• صادركننده هوشمند به هر بهانه اي و براي هر رويدادي، ارسال يك خبرنامه ساده و گويا به ٥ قاره را در دستور كار خود دارد كه در آن، ضمن بازاريابي، حفظ ارتباط و جلب نظر مخاطبین خود مي تواند اهداف فرهنگی سازمان خود را نیز مدّنظر قرار دهد. به عنوان مثال می توان خبرنامه اي با تصويری زیبا با موضوع نوروز باستاني ايران، تهیه و روزهای تعطیلي سازمان خود را در اين ايام اطلاع رساني نمايید ضمن اينكه شما مي بايد به خريدارتان اين آرامش خاطر را بدهید که در اين مدت، روي يك خط تلفن، واتس آپ و آدرس ايمیلي ۷/۲۴ (٢٤ ساعت ٧ روز هفته) همواره پاسخگو هستید.

متن پیشنهادی:

IRANIAN New year holidays, NOWRUZ, will start from 20 of March. Kindly note that our head office is closed from 20.03.2019 to 05.04.2019 due to Iranian NOWRUZ Holidays, but as always, we are online 24/7 to support our valuable customers.

You can reach us through:

Tel:

WhatsApp:

Email:

• ضمن رعايت ادب، انصاف و صداقت و تمركز بر مشتري مداري، صميمانه از همه شما عزيزان مي خواهم تا بسيار صريح، بي پرده و بدون تعارفات، مطالب، مسائل، مشكلات و دغدغه هاي خود را با خريداران خود در ميان بگذاريد و حقوق و انتظارات خود و يا آنچه مي بايد به صراحت مطرح كنيد را در لابلاي تعارفات و به چاشني ملاحظات ضايع نكنيد.
• شما بايد با خود صادق بوده و پيش شرطهاي لازم جهت اجرايي شدن تعهدات و موفقيت در معاملات خود را قبل از هر اقدامي براي خود روشن ساخته و به عنوان شروط لازم انعقاد و تحقق قرارداد و ادامه همكاري، به خريداران خود منتقل نماييد.
• ضمن اينكه حق نداريد به بهانه بالارفتن احتمالي قيمتها و يا بهانه هاي ديگر، خريداران خود را جهت تصميم گيري سريع در معذوريات قرار دهيد كه نتايج معكوس و حس بي اعتمادي و ناپايداري به همراه خواهد داشت.
• عکس سلفی گرفتن در جلسات، مرسوم نیست و صورت خوشی ندارد.
• من به مشتری خود می گویم قیمت من برای Full prepayment، A مقدار است و برای Business regular، A + B است. من باید به شرایط خودم نگاه کنم که اگر می خواهم محصول تهیه کنم و به پول نیاز دارم، این شرایط را برای مشتری هم فراهم کنم، وقتی شما به این صورت با مشتری صحبت می کنید مشتری متوجه می شود که شما ادبیات مذاکره را بلدید و مشتری هم با شما راه می آید.

ابزارهای خلق ارتباط

کارت ویزیت

ابتدایی ترین ابزار خلق ارتباط صحیح، کارت ویزیت است و اولین اقدامی که در تولید کارت ویزیت باید انجام شود، سایز و جنس آن است. به طور کلی می توان گفت کسی که می خواهد وارد بحث صادرات شود، از کوچکترین کارهایی که مرتبط با آن است، مانند کارت ویزیت تا نحوه سلام علیک کردن مهم است. اولین اقدام، کارت ویزیت است. کارت ویزیت، شأن و شخصیت یک فرد را در بحت تجارت و در بحث بازرگانی تعریف می کند. سایز این کارت مهم است، این که در جیب جا شود، اما نکات دیگری هم دارد، این که بتوانم روی آن بنویسم، بسیاری از خریداران، زمانی که وارد نمایشگاه می شوند، شأن و منزلت یک صادرکننده و یک Supplier را در کارت ویزیت او می بینند، آن را مطالعه می کنند و نیاز دارند که یک گوشه آن مطلبی یادداشت کنند پس قطعا یا کارت ویزیت پلاستیکی مورد استفاده نخواهد بود یا باید یک ماژیک سی دی داشته باشیم تا از آن استفاده کنند. از کارت ویزیتی استفاده کنیم که مقاومت مناسبی داشته باشد، یک فضای خالی داشته باشد.

روی کارت ویزیت، قصه ننویسیم، روی آن مشخص کنیم که چه کاره ایم، مزایای رقابتی ما چیست. به عنوان مثال نگاه ملی نسبت به خودمان، کشورمان، توجهاتمان و آن چه را که می خواهیم در تفکر و در سازمان خریدارمان تعریف کنیم و به تصویر بکشیم در آن مشخص باشد.

اگر می خواهید شماره تلفن بنویسید، یک بار بنویسید، فارسی و انگلیسی ندارد. چه نیاز است که من دو طرف کارتم را یک بار فارسی و یک بار انگلیسی بنویسم؟ باید شأن و منزلت شرکتمان، گروهمان و آن چه را که به آن نگاه خاص داریم و از آن اعتبار می گیریم را به بزرگی نشان دهیم. وقتی فامیلی من بزرگ است، حاج کاظمیان، قرار نیست مشتری خارجی من که تازه می خواهد با من آشنا شود در قالب بازدیدکننده و غرفه دار، زحمت زیادی در خواندن فامیلی من بکشد. به عنوان مثال همه جای دنیا من را به نام امین می شناسند.

اما چگونه آدرس خود را بنویسیم؟ ادبیات نوشتن آدرس باید در خلاصه ترین حالت باشد. تلفن، فکس و موبایل خود را حتما بنویسیم و نگوییم که موبایل یک امر شخصی است. موبایل برای ارتباط سریع با Supplier است. آن چیزی که من دارم و دیگری ندارد، به آن Certificateی که تو را از بقیه متمایز می کند توجه خاص کنیم و به آن اشاره کنیم. وبسایت خود را حتما بیاوریم. به هیچ عنوان از آدرس ایمیل یاهو و جی میل استفاده نکنیم، این مسئله برای هیچ خریداری قابل قبول نیست، قابل فهم نیست، حداقل روی شما حساب باز نمی کنند. برای خلق اعتبار در ابتدای کار، خودت باید این کار را انجام دهی، خودت باید خودت را بزرگ نشان دهی مانند نوشتن آدرس ایمیل و وب سایت و این نکته که یک جمله کوتاهی که در ذهن طرف تجاری شما همواره بماند مثلا من بزرگترین هستم، به این ها می گویند Claim و ادعا. در روابط بین الملل، claimها در ابتدای امر نیازی به مستندات ندارد ولی در بعد تأمین نیاز به مستندات دارد. امروز صادرات، صادرات پارتیزانی است. در صادرات پارتیزانی از اقداماتی آغاز کنید که دیگران نکرده اند، در یک وبسایت ساده یک صفحه از توانمندی هایتان بگویید، یک شناخت کامل از محصولتان داشته باشید. یک وبسایت طراحی کنید با ایمیلی که مشخص باشد. ایمیل برای بازی نیست، ما می خواهیم کار بازرگانی انجام دهیم و نگاهمان صادراتی باشد پس باید مقداری متفاوت باشیم. کارت های زیر هم به عنوان کارت هایی با ایده متفاوت هستند.

اسم شرکت دلیل ندارد روی کارت ویزیت بیاید، لوگوی شما با برند شما فرق می کند، برند شما با نام سازمان شما فرق می کند، نام سازمان شما در شرایط تحریمی در فضای بین الملل با آن چه حقیقتا هستید فرق می کند. می گوییم we are AHT و در کارت ویزیت نوشته است the larger dry food supplier. پس کارت ویزیت، کتاب نیست، باید در نهایت سادگی بگویید چه کاره اید، حتی مهم نیست اسم شرکت شما چیست. اولین سوالی که اولین خریداران من می پرسند این است که AHT چیست که می گویم Accountability, Honesty, Trust. پس این مطلب می تواند جذاب باشد. شما برای خودت یک جمله ای بساز که از خودت باشد، قدرت خودت را نشان بده حتی اگر قدرتت کم است، جوانیت را به رخ بکش، توانمندیت را Talent بودنت را چابک بودنت را چالاک بودنت را به رخ بکش. ساده و مشخص حرفت را منتقل کن.

معرفی نامه

بخش دوم، Introduction Letter است. Introduction letter چگونه باید تهیه شود؟ باید یک معرفی دقیق از خودمان داشته باشیم تا ببینیم فرد مقابل اصلا توجیه می شود که با من کار کند یا خیر. Introduction letter شامل آدرس ایمیل، سربرگ شرکت به صورت ایمیل یا سربرگ شرکت، Text و متنی که از آن استفاده می کنید به علاوه Signature و امضای شما است که خلق ارزش می کند، خلق اعتماد می کند. وقتی یک متن را در اختیار طرف مقابل می گذارید او متن را می خواند و به این باور می رسد که شما توانمندید. مایی که توانایی صحبت به زبان انگلیسی به صورت زبان مادری نداریم باید یک Introduction letter زیبا درست کنیم و letter head یا body ایمیل قرار دهیم تا برای مشتری خود بفرستیم.

من چه توانمندی هایی دارم و آيا به توانمندی هایم ايمان دارم؟ و چگونه مي توانم توانمندی های خود را در فضاي بین الملل به نمايش گذاشته و يا به رخ بكشم؟ اين يك إلزام است كه اگر من توانمنديهايي دارم بايد بتوانم آنها را به رخ بكشم كه يقينا شنونده كنجكاو، به دنبال يافتن طرف تجاري، تأمين كننده و يا شريك تجاري است كه حقيقتاً توانمند بوده و با اعتماد به نفس، به توانش باور داشته باشد و در اين مسير، آيا مي توانم توانمنديهاي خود و در ادامه، سازمانم را به صورتي جامع، خلاصه ولي جذاب تهيه نمايم؟

در گام اول، از توانمنديهاي يك كارآفرين، توليد و يا خلق يك رزومه resume قوي و يا CV حرفه أي با استفاده از استانداردهاي روز براي خود مي باشد، كه بايد بسيار شفاف و خلاصه شامل:

• مهارتهاي فردي
• تاريخچه مسير شغلي
• و دستاوردها

و حال سرفصلهاي تهيه يك رزومه ساده ولي حرفه اي را به زبان انگليسي تقديم مي گردد، كه يقيناً پاسخ به موارد زير مهم است.

Name & Surname

Business Address

Email address

Business Contact details

نام و نام خانوادگي و اطلاعاتي مانند آدرس محل كار، ايميل، شماره تلفن، فكس و يا موبايل

MY 10 TOP POINTS

١٠ مورد ويژگي من، خلاصه اي از قابليتها و تفاوتهايي كه نسبت به ديگران دارم، يا هست، يا در خودم خواهم ساخت.

PERSONAL STATEMENT

اظهار شخصي مقدماتي نسبت به مهارتها، كيفيت و اهداف شغلي

PROFESSIONAL ACHIEVEMENTS

ذكر مهمترين دستاوردها، تقديرنامه ها، گواهينامه ها كه در طول زندگي حرفه اي كسب گرديده

CAREER SUMMERY

خلاصه اي از شغلها، مسئوليتها و مهارتهای امروز و گذشته

EDUCATION

تحصيلات، ليستي از مدارك تحصيلي و نام مؤسساتي كه مدارك را صادر نموده اند

KEY SKILLS

مهارتهاي كليدي به مانند مهارتهاي كسب و كار، آشنايي به زبان خارجي و يا پيش نيازهاي تسهيل كننده چون IT

INTERESTS

علائق و يا علاقه منديها شامل هر آنچه كارآفرين در فرصتهاي اضافی از آن لذت مي برد

MY SOCIAL RESPONSIBILITY

مسئوليتهاي اجتماعي من و در نهايت قيد جمله زیر

References available upon request

كه يقينا مدارك، شواهد و قرائن در صورت نياز موجود است.

من مدعي كارآفريني به روش صادرات، فوراً بايد رزومه اي قابل دفاع از خودم بيافرينم تا كم كم به خلق يك Introduction letter جامع ولي خلاصه براي سازمانم برسم. به طور کلی این را باید بدانیم که رزومه، ساختنی است و به خود شما بر می گردد. اگر آدم سمجی باشید، برنده می شوید. اما همیشه برای فرستادن رزومه، اول تماس بگیرید و بعد Introduction letter را ارسال کنید. اول تماس بگیرید تا ببینید طرف مقابلتان چه کاره است، شاید طرف مقابل، رقیب شما باشد و شما نباید به سادگی، اطلاعات خودتان را در اختیارش قرار دهید. در این معرفی نامه بگویید که من Well Known هستم، این عبارت که مستند نمی خواهد، من شناخته شده هستم، بالاخره هر کس برای افرادی شناخته شده است، باید از عبارت های درست استفاده کنیم. این که بگوییم من بزرگترین هستم مخصوص کارت ویزیت است نه معرفی نامه. وقتی می خواهید وارد مبادله تجاری شوید هر جمله شما بار حقوقی دارد. به طور مثال در این Introduction letter ننوشته ایم the largest، بلکه نوشته ام key manufacturer، key supplier از عبارت key استفاده کنید، کلیدی، کلیدی یعنی چابک یعنی چالاک یعنی صاحب اثر. حتی می توانیم بنویسیم is one of main key supplier تا این عبارت را تقویت کنیم. اگر گواهی ای دارید یا می خواهید گواهی بگیرید و در Final step آن هستید به رخ بکشید. مشتری می خواهد بداند و شما فرصت دارید در یک ایمیل، خودتان را به طرف مقابلتان present کنید. می خواهید چه کارهایی انجام دهید؟ این جا است که زنجیره تأمین را تعریف می کنم به عنوان مثال we handpick our raw materials from our network of local farmers،  یا اگر یک شرکت IT هستید بگویید ما بر روی دانشجویان Talent هوشمند تمرکز کرده ایم. خریدار باید در Introduction letter شما، زنجیره تأمین شما را درک کند. در این جا می گویم Our network، یعنی شبکه خودم است، این یک claim است و مستند آن هم خودم هستم، شبکه خودم است و این مطالب، جای سوالی برای مشتری باقی نمی گذارد، چراکه our network را دیگر نمی توان نشان داد. این سخنان نشان دهنده این است که شما درک صحیحی از زنجیره تأمین داشته اید. این Introduction letter بعد از ۲۰ سال تجربه تهیه شده است. در ادامه می گویم Carefully selecting each item، این مطلب مهم است به این دلیل که در بحث supply صحبت می کنیم. always insuring consistent and premium quality که این ها مرتبط با صنعت غذایی است.

اسم شرکت دلیل ندارد روی کارت ویزیت بیاید، لوگوی شما با برند شما فرق می کند، برند شما با نام سازمان شما فرق می کند، نام سازمان شما در شرایط تحریمی در فضای بین الملل با آن چه حقیقتا هستید فرق می کند. می گوییم we are AHT و در کارت ویزیت نوشته است the larger dry food supplier اما در این معرفی نامه می گویم چون تحریم هستیم نمی گویم supplier هستم، می گویم more than exporter، من از صادرکننده بالاترم، از من توقعات دیگر هم داشته باش، من your consultant، مشاور تو هستم. چرا در این معرفی نامه manufacturer را شفاف تعریف نمی کنم؟ به این دلیل که اصلا مهم نیست، شاید من یک شرکت مدیریت صادرات باشم و خودم تولید نکنم.

جمله بعدی این گونه است we take our client’s needs seriously، مشتری می خواهد این را از شما بشوند. در روابط اجتماعی، در روابط خانوادگی، فرزندی اولادی، فرزندی پدری و … من باید آن چیزی را که طرف مقابل می خواهد بشوند را به او بگویم. اگر این کار را کردید دو اتفاق می افتد، یک آن که وفادار می ماند، دو آن که طرف مقابل خود را بد عادت می کنید. بگذارید مشتری، Gamify شود بگوید که بهتر از تو نیست، به هر چه که فکر می کند تو از آن بگو. این یک رابطه و حس است و باید همه چیز رو به بازی بگیری. بازی گرفتن بد نیست Gamification، زندگی Gamify کردن طرف مقابل است. یعنی حرفی را بگویی که مشتری ازت انتظار دارد. And happily adjust our sourcing, delivery and selecting to suit your specific business needs. یک اصطلاحی هست به نام hand made و یک اصطلاح دیگری است به نام tailor made. از tailor made در مذاکرات تجاری خود استفاده کنید، سفارشات تو را من tailor made آماده می کنم، what does it mean? این ها را خیاطی می کنم، تو سفارش بده من برای تو می دوزم. چون زمینه کاری من پسته بود گفته ام که من پسته بدون آفلاتوکسین می دهم، آن سرویسی که فکر می کنید شما unique هستید را ارائه کنید.

در بخش سوم که خیلی مهم است، یک کاتالوگ الکترونیکی تعریف کنید و برای خودتان در Introduction letter یا ایمیل بگذارید نه این که بگویید please go and visit our website. یک کاتالوگ الکترونیکی ساده تعریف کنید و حتما بیاورید.

در introduction letterتان، Back up خود را معرفی کنید که اگر من نبودم در غیابم، جانشین من کیست. آدرس، تلفن، وبسایت، داخلی تلفن و یک دنیا قصه ای که اگر مشتری، هوشمند باشد شروع می کند ببیند که تو چه چیزهای دیگری برای او نوشته ای، چیزهایی که دلش خواست را به او گفته ای. این معرفی نامه خیلی خیلی مهم است. ۹۰% ارتباطات در نگاه اول اتفاق می افتد، در نگاه اول در Introduction letter. نگویید نمی شود، آن چیزی که دوست دارید در بخش صادرات انجام دهید با این ادبیات روی کاغذ بیاورید.

ایمیل

تقاضاي خريد يا سفارش، به مدلهاي مختلف به دست من مي رسد، كه من شخصا اصرار بر ايميل دارم و حتي اگر از طريق واتس آپ يا … هم تقاضايي دريافت مي نمايم، در ابتدا آدرس ايميل خريدار را خواسته و ادامه مذاكرات را در فضاي ايميل ادامه خواهم داد، چرا كه هم جنبه حقوقي بالاتري دارد و هم راحت تر قابليت مديريت و انتشار به ديگران دارد. ولي كدامين تقاضا، سفارش و ايميل، صلاحيت پيگيري دارد و كدامين بايد در الويت قرار گيرد؟ اصلي ترين مهارتهايي كه من در بخشSALES & MARKETING  بايد در خود تمرين كرده و تقويت نمايم،

• مهارت تشخيص فرصت
• مهارت خلق فرصت
• هنر روابط اجتماعي

هستند كه درك صحيح نياز خريدار، در مهارت گوش دادن و توانايي تیم سازي تجلي مي يابد. ايميلي دريافت مي گردد، آدرس ايميل خود گواه بسياري مطالب و حقايق است. هرگز يك خريدار سوار بر يك سازمان موفق، از ايميلهاي عمومي مثل YAHOO و يا GMAIL استفاده نمي نمايد، بلكه يقينا براي تلاش خود، ارزش قائل شده و حتما با تكيه بر يك بستر سازمان ثبت شده داراي هويت، تقاضا و سفارش خود را ارسال مي نمايد. هرگز يك خريدار سوار بر يك سازمان موفق، ايميل ناقص بدون مشخصات كامل، آدرس و contact details سازمان خود را ارسال نمي نمايد چرا كه براي شأن و هويت سازمان خود ارزش قائل است و توان سازمان خود را در هر فرصتي و حداقل مكاتبه اي به رخ مي كشد. من با علم بر محدوديت زمان و منابعم، بايد بدانم كه بر كدامين تقاضا بايد تمركز كنم، كه اينجا مبحثي مطرح مي شود با موضوع “محصولات با ارزش افزوده بالاتر” كه رشد و بلوغ سازمان را به همراه خواهد داشت.

در خصوص ارسال ایمیل حتما این نکته را در نظر داشته باشید که ایمیل باید Subject داشته باشد. از اسم استفاده کنید و به هیچ عنوان Dear sir یا Dear madam ننویسید، اگر اسم طرف مقابل را نمی دانستید این گونه بزنید اما سعی کنید قبل از ارسال Introduction letter با طرف مقابلتان تماس برقرار کنید. علاوه بر این وقتی یک ایمیل به مشتری می زنید، این که چند ساعت بعد به ایمیل برگردید مهم است. مشتری روی کسی حساب می کند که کمتر از ۴ ساعت، به ایمیلش پاسخ دهد چون سراسر دنیا همه بحث تفاوت ساعت ها را می دانند اما انتظار دارند اگر صبح ایمیل می زنند تا شب جواب خود را بگیرند. اگر شب ایمیل می زنند، انتظار دارند تا صبح جواب خود را بگیرند. اگر می خواهیم با ۵ قاره کار کنیم باید به این مسائل توجه کنیم.

در پایان برای جلوگیری از هک شدن ایمیل بهتر است در وبسایتتان یک شماره موبایلی را در نظر بگیرید که بتوانید به آن استناد کنید و زمانی که قرارداد را ارسال می کنید، با واتس آپ هم ارسال کنید و حتما یک بار شماره حساب بانکی را به صورت تلفنی با او چک کنید. حتی می توانید رمزهایی با مشتریان خود تعریف کنید تا شما را بشناسند و دیگران نتوانند خود را جای شما معرفی کنند. علاوه بر این پیشنهاد مشخص دارم، در حال حاضر بسیاری از کشورها، ایران را فیلتر می کنند یعنی آدرس ایمیل .ir که می رود، مشتریان ما این ایمیل ها را دریافت نمی کنند بنابراین این فرصت را از دست ندهید و وبسایت خود را .com نمایید تا اگر روی ایران ما حساس شدند، به نوع دیگری خود را در بازارهای جهانی نشان دهیم.